2.2.  ODS de la Práctica:

ODS 9: Construir infraestructuras resilientes, promover la industrialización inclusiva y sostenible y fomentar la innovación

2.3. Meta(s) del ODS a la cual aporta su buena práctica:

9.4 De aquí a 2030, modernizar la infraestructura y reconvertir las industrias para que sean sostenibles, utilizando los recursos con mayor eficacia y promoviendo la adopción de tecnologías y procesos industriales limpios y ambientalmente racionales, y logrando que todos los países tomen medidas de acuerdo con sus capacidades respectivas

2.4. Objetivo/s de la práctica:

Los objetivos de las experiencias digitales son: 

• Garantizar soluciones tecnológicas a la organización para agilizar procesos de gestión de datos y de trazabilidad de servicios.
• Garantizar la escalabilidad y/o integración respecto a la implementación de nuevos procesos que la organización determine deban ser incluidos en el tiempo.
• Ofrecer a la organización y sus colaboradores herramientas prácticas y funcionales en el cargue y consulta de información de acuerdo con los procesos, al sistema integrado de gestión e información clave de la organización en un sólo lugar.
• Generar los certificados de disposición final para los clientes de la compañía, con el fin de minimizar el riesgo del plagio o suplantación de estos mediante certificados digitales convalidación de código QR 
• Reconocer las ideas de los colaboradores, a través de una herramienta disponible 24/7 que les permita participar de forma voluntaria cuando quieran.
• Potenciar el mejoramiento en sus procesos administrativos y operativos, para la optimización de los tiempos y aumentar el valor agregado de nuestros servicios al cliente interno y externo.
• Gestionar el seguimiento satelital de vehículos bajo control operativo para análisis de parámetros de conducción eficiente.

2.5. Iniciativa implementada:

Hacia la automatización de procesos - Experiencias digitales: el grupo empresarial ATP, apoyado en su estrategia y lineamientos de innovación ha desarrollado espacios para fomentar la innovación.

Como resultado de este proceso se categorizaron 3 mega categorías:

Comunicaciones, Desarrollo de productos y Tecnología y automatización, siendo esta última priorizada y desarrollada en los últimos años implementando varias soluciones digitales con el apoyo directo del departamento tecnologías de la Información y comunicaciones (TICs) del grupo empresarial.

Entre estas soluciones se incluyen:

• Automatización de procesos administrativos manuales
• Gestión del conocimiento, lecciones aprendidas y Know-how
• Certificaciones en línea de cierre de servicios para los clientes
• Gestión digital de ideas creativas e innovadoras
• Marco de soluciones para integración de procesos interdisciplinarios
• Sistema integral de seguridad y monitoreo vial

Soluciones que han beneficiado a los colaboradores y procesos, reduciendo el tiempo y el esfuerzo que previamente era requerido con los procedimientos manuales previos.

2.6. Gestión y Calidad:

Gracias al proceso de sistematización de la innovación (la observación, definición, ideación, prototipado, testeo e implementación) y a través de las alianzas estratégicas, el comité de innovación y el departamento de TICs fue posible desarrollar las experiencias digitales que se describen a continuación.

• SAIA es la herramienta que ATP ha implementado para el desarrollo e implementación del proceso de abastecimiento, permitiendo una adaptación favorable con los colaboradores de la organización, encontrando durante este proceso un beneficio para cada una de las personas involucradas. Este proyecto de innovación ha permitido identificar cambios significativos, permitiendo tener toda la trazabilidad de una solicitud de abastecimiento hasta la aprobación de la solicitud de compra. obteniendo como resultado mediciones de impacto. A través de SAIA se puede generar los certificados de disposición final para los clientes, con el fin de minimizar el riesgo del plagio o suplantación de estos mediante certificados digitales con validación de código QR.

• La base de conocimiento digital en herramienta Service Desk es una herramienta, cuyo propósito es consolidar la información de la organización para el uso de sus colaboradores. En ella la organización almacena información relevante del 

• Sistema integrado de gestión, proceso de capacitaciones como también información técnica e importante del know How del negocio. Por tal razón la seguridad y los permisos tienen toda la relevancia en la herramienta. También la herramienta tiene un motor de búsqueda, permitiendo una búsqueda ágil y eficiente en todos los documentos con palabras claves de los documentos. Dicha información puede ser consultada desde cualquier dispositivo móvil, laptop o Tablet. La clave del éxito de esta función es tener una base de conocimiento sólida y de utilidad.

• La herramienta InnovATP, emplea la plataforma Typeform, que permite de forma sencilla definir encuestas interactivas en las que se puede decidir el flujo de esta de acuerdo con las respuestas obtenidas, y es posible asegurar los datos obtenidos en cada respuesta. Este proyecto de innovación ha permitido al grupo empresarial contar con una herramienta disponible de forma permanente a todos los colaboradores para consolidar nuevas ideas de innovación, retos y evaluar la percepción de la gestión de la innovación.

• Marco de Soluciones ODOO: Proceso interdisciplinares corporativos. Integrar en una misma herramienta o marco los procesos que relacionan diferentes etapas de un servicio con los diferentes actores involucrados: clientes, comercial, compras (contratación, talento humano, operaciones etc.); lo que mejora la trazabilidad de todas las solicitudes y servicios prestados.

• Herramienta DATACONNECT- Sistema integrado de seguridad vial Apoyo estratégico a la operación con el fin de dar soluciones integrales en seguridad para la movilidad en vehículos propios o tercerizado como de activos, dando cumplimiento a los requisitos legales, brindando siempre la confianza de tener control de la seguridad vial en vehículos bajo control operacional.

2.7.  Innovación:

“Hacia la automatización de procesos-experiencia digitales” es innovadora ya que implementamos dentro de nuestra organización soluciones existentes en el mercado adaptadas a las necesidades de nuestras operaciones que nos ayudan a la transformación, eficiencia y sostenibilidad a través de la digitalización de los procesos; son procesos el antes y después de implementarlas en los procesos tanto operativos como administrativos.

La innovación en el grupo empresarial ATP se fundamenta en la implementación de ideas que generen cambios, agregando valor a la organización que puede ser mediante nuevas formas de ofrecer servicios a los clientes y mejores experiencias.

2.8.  Impacto del Proyecto: 

Gestión del conocimiento, lecciones aprendidas y Know-how

Ahorro en un 80% del tiempo de búsqueda de un documento en la red virtual de la compañía.

• Ahorro en un 100% el uso del papel que se utilizaba para la consolidación de una nueva idea como en el concurso de innovación.
• Aseguramiento de la trazabilidad, gestión, control y versión que se comparte al usuario.

• Se eliminaron cargas de trabajo, permitiendo la visualización de todas las respuestas en un mismo reporte.

Automatización de procesos administrativos manuales 

• Ahorro en un 80% del tiempo de establecimiento de solicitudes de servicios internos desde operaciones a las áreas de apoyo.
• Disminución de 70% del tiempo de espera del cliente interno en la ejecución de la solicitud con respecto al procedimiento anterior.
• Disminución de 80% de autorizaciones extraordinarias para compras y contratación.
• Aseguramiento de la trazabilidad, gestión, control y verificación de cada solicitud.

Certificaciones en línea de cierre de servicios para los clientes

• Ahorro en un 85% del tiempo de generación del certificado por servicio por el área comercial.
• Disminución de 60% del tiempo del cliente con respecto al procedimiento anterior de solicitud de la certificación.
• Ahorro en un 100% el uso del papel que se utilizaba para la consolidación de una nueva idea como en el concurso de innovación.
• Aseguramiento de la trazabilidad, gestión, control y verificación de cada certificado.

Gestión digital de ideas creativas e innovadoras

• Ahorro en un 95% del tiempo en el proceso de consulta y consolidación de una idea.
• Ahorro en un 100% el uso del papel que se utilizaba para la consolidación de una nueva idea como en el concurso de innovación.
• Aseguramiento de la trazabilidad, gestión, control y consulta de las respuestas obtenidas en el proceso.
• Medición de forma automática del estado de cada una de las solicitudes generadas durante el proceso.
• Se eliminaron cargas de trabajo, permitiendo la visualización de todas las respuestas en un mismo reporte.

Sistema integral de seguridad y monitoreo vial - Ahorro en tiempo de respuesta a eventos viales

• Seguimiento en tiempo real de los vehículos de operación con un alcance del 90% de la flota de los contratos del PEI el Recreo y aumento de cobertura en el resto de los contratos de la operación.
• Medición en tiempo real de parámetros de interés.
• Identificación de parámetros de identificación de consumo adicional de combustible en la conducción.
• Se eliminaron las cargas de trabajo extra, permitiendo la visualización de análisis de datos y reportes.

Marco de soluciones para integración de procesos interdisciplinarios

• Ahorro en un 40% del tiempo de reprocesos en diferentes etapas de servicio al cliente.
• Disminución de 20% del tiempo del cliente con respecto al procedimiento anterior.
• Aumento del alcance de integración de los departamentos de apoyo y Finanzas con la solución.
• El marco de soluciones con 16 funciones (expandibles) para integrar diferentes procesos corporativos del grupo empresarial y asegurar su trazabilidad.

2.9. Sostenibilidad en el tiempo: 

El camino hacia la automatización de los procesos es una evolución constante debido a que siempre habrá necesidades de parte de la operación, los clientes, la comunidad, los proveedores, las autoridades y demás partes interesadas que habrá que cubrir con soluciones resilientes que favorezcan la permanencia de los servicios del grupo empresarial ATP.

2.10. Alianzas:

El grupo empresarial ATP ha establecido diversas alianzas estratégicas para fortalecer su capacidad operativa y cumplir con sus Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Entre estas alianzas se encuentra SAIA Software, proveedores de Software de Gestión Documental y de Procesos. Además, cuentan con una base de conocimiento digital en la herramienta Service Desk con la plataforma Invgate y la herramienta InnovATP a través de la plataforma TypeForm para la gestión de ideas innovadoras e identificación de retos. También el Marco de Soluciones ODOO, que facilita procesos interdisciplinarios corporativos, y la herramienta DATACONNECT, un sistema